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Le restrizioni dettate dal Decreto “Cura Italia” – e successive modifiche – hanno avuto importanti ripercussioni anche sulle procedure di mediazione civile radicate nei vari Organismi in tutta Italia, privati ed istituzionali. Nelle ultime settimane sono stati molti i professionisti che hanno dovuto fare i conti con diversi programmi di videoconferenza che sino a poco fa venivano utilizzati, principalmente, per fini sociali e non tanto per fini professionali.

 

In tutta evidenza, il futuro della mediazione civile dovrà svolgersi, per un lungo periodo, mediante software di videoconferenza. In primo luogo, è necessario che gli avvocati si adattino alle nuove tecnologie di comunicazione ed ancora prima di loro gli stessi mediatori che, sino ad oggi, ricorrevano alla videoconferenza solo in casi residuali se non eccezionali.

 

Sin dai primi “incontri digitali” con i colleghi avvocati e mediatori, è emerso che in molti casi non esiste una vera e propria “cultura” alla videoconferenza che risulta maggiormente radicata, al contrario, in quei settori già da tempo utilizzano tale modalità di connessione visiva al fine di minimizzare, tra i tanti, i costi di trasferta.

 

Ciò considerato, questo cambiamento epocale nelle modalità di comunicazione non può prescindere da un periodo di formazione ed educazione ai nuovi strumenti informatici.

 

Fa sorridere osservare come gli studenti di tutte le età abbiano ormai assimilato la nuova modalità di erogazione delle lezioni come ordinaria, rispettando una precisa netiquette: entrano, salutano, chiedono la parola alzando la mano fino a quando il docente non consente loro di intervenire, allo stesso modo di come accadrebbe in aula.

 

Non si può negare che lo stravolgimento delle nostre attività, sempre più orientate ad un approccio virtuale, infastidisca anche noi, non più studenti. Tuttavia, dobbiamo abituarci all’utilizzo della videoconferenza ed alle regole ad essa collegate attraverso una specifica formazione.

 

In primis, è fondamentale scegliere l’ambiente più appropriato dal quale si intende partecipare alla videoconferenza: per una mediazione, ad esempio, è essenziale cercare una zona bene illuminata, che permetta una buona ripresa dei partecipanti e che permetta di limitare al massimo eventuali fonti di distrazione e/o rumore come finestre, porte aperte, televisioni o altro. Non meno importante, è indispensabile mantenere una distanza adeguata sia dalla telecamera che dal microfono: il rischio è quello di rendere difficoltosa la comprensione delle proprie parole.

 

A tal proposito, può essere utile ricorrere ad applicazioni che permettano di usare la videocamera dello smartphone come telecamera principale per la videoconferenza: collegando i dispositivi mobili al PC via Bluetooth è possibile trasmettere un’immagine molto più nitida rispetto a quella che verrebbe visionata utilizzando la webcam di cui sono normalmente dotate i PC. Per una corretta trasmissione dell’immagine, non bisogna tralasciare l’utilizzo di staffe “reggi smartphone”, garantendo una ripresa fissa e non disturbata.

Ultimo ma non per questo meno importante, il dress code. Il fatto di partecipare ad una videochiamata comodamente da casa propria non deve distogliere dalla natura professionale dell’incontro: così come “dal vivo”, la prima cosa che notano i nostri interlocutori è l’abbigliamento che, pertanto, deve essere appropriato alla funzione svolta.

 

Una volta verificate queste circostanze, è importante osservare le buone prassi per un corretto utilizzo dello strumento di videoconferenza: (i) se invitati a partecipare, una volta ammessi alla “stanza virtuale” si saluta, ci si presenta e si disattiva il microfono fino a quando il mediatore non cederà la parola; (ii) se durante la conversazione l’interlocutore vuole intervenire, questi chiede la parola che gli deve essere concessa dal mediatore. Molte applicazioni prevedono un tasto specifico segnalato con l’icona della “alzata di mano”; ove questo non sia realizzabile, i partecipanti alzano fisicamente la mano. Tuttavia, non sempre tale meccanismo risulta efficiente, in quanto il mediatore può non essere in grado di vedere tutti i partecipanti, in quanto spesso vengono mostrati a rotazione in base a chi ha preso la parola.

È comunque buona norma che l’organizzatore del meeting, prima di iniziare, espliciti le regole dell’incontro, per minimizzare eventuali problematiche derivanti da un utilizzo “impacciato” di questo veicolo di comunicazione.

 

In conclusione, è vero che “ogni crisi comporta opportunità” : anche in questo caso è necessario adattare le proprie skills alle nuove esigenze professionali. Chi lo farà – e chi lo farà per primo – potrà trovare nuove opportunità di lavoro; chi, al contrario, si limiterà a criticare lo strumento informatico rispetto agli incontri e mediazioni vis a vis, con tutta probabilità, perderà un’importante occasione.

 

Il nostro legale interno Avv. Sergio Fontana, insieme ad uno degli Organismi con cui collabora come mediatore, attualmente sta svolgendo alcune simulazioni virtuali per permettere ai professionisti  la possibilità di confrontarsi in merito alla modalità telematica. I professionisti interessati a tale opportunità possono contattare l’Avv. Sergio Fontana con un messaggio cliccando qui.

 

Buona videoconferenza a tutti!